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20台以上利用していたNASから
クラウドストレージへ移行

部署間の垣根を越えたファイル共有・テレワーク対応を両立したクラウド導入の決め手

サービス業

法人名 : 株式会社北海道新聞社様

・代表者：代表取締役社長　堀井友二
・所在地：北海道札幌市中央区大通東4丁目1番地
・資本金：3億4650万円
・社員数：1,130名 ※2024年7月現在
・URL：https://kk.hokkaido-np.co.jp

課題

部署ごとに利用していたNASの管理工数が負担だった
社員が所属している部署以外のNASにアクセスできないため社内のファイル共有が煩雑だった
テレワーク時はVPN接続をしてNASにアクセスしていた

成果

クラウドストレージへの移行でNASの管理工数を０に
社内のファイル共有はクラウドストレージで完結
インターネット環境があれば場所を問わないアクセスを実現

株式会社北海道新聞社様の事業内容

日刊新聞「北海道新聞」の発行、各種デジタルメディアの運営および販売、書籍、雑誌その他の著作物の発行、芸術、スポーツなど文化および
地域振興に関連する各種イベントの開催、著作権など知的財産の管理、運用および販売を行う。

「いつも、人から。迅速、正確に報道し、公正な社論によって健全な
世論を育てる。」を編集綱領としてジャーナリズムの使命を果たす

貴社の事業内容を教えてください。

石田氏: 当社の主な事業内容としては、新聞発行を中心とする総合メディア事業です。

北海道を代表する地方紙である「北海道新聞」を発行しています。
北海道全域に取材網を広げ、地域に密着したニュースを届けつつ、東京や大阪、海外にも拠点を持ち、国内外の幅広いニュースを網羅しています。

また、書籍や雑誌の刊行も行っており、北海道の歴史や文化、自然などをテーマとした出版物を手掛けており、地域の情報発信に貢献しています。

そして刊行物の発刊のみならず、文化・スポーツイベントの開催や運営を手掛けています。
地域社会の活性化や文化振興に貢献するための各種催しを企画・実施しています。

上記以外にも、道民の暮らしに役立つ情報提供や、社会貢献活動にも積極的に取り組んでいます。
メディアとしての影響力を活かし、地域社会の発展に寄与する多角的な事業を展開しています。

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制作局システム本部
石田裕介氏

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担当者様の日々の業務を教えてください。

制作局システム本部
佐藤栄洋氏

佐藤氏: 新聞製作系システムを含む各システムの導入と運用・保守・管理を担当しています。

新聞制作系システムには、記事や写真データを登録するシステム、記者が取材したデータを管理するシステム、そして登録システムに収集したものを利用して新聞のレイアウトを編集するシステムなどがあり、これらの運用管理を日々行っています。

また、DirectCloudの管理者として、共有フォルダの作成、アクセス権限設定などクラウドストレージ運用管理全般も担っています。

20台以上のNAS管理にかかっていた工数を削減したい

クラウドサービス導入前の課題を教えてください。

佐藤氏: クラウドストレージを導入する前は、各部署でNASを運用しており、本社のみでも合計20台以上のNASがありました。
数台のNAS管理にかかる管理者の工数も課題としてありましたが、昨年本社の移転に伴ったNASの移設作業が大きな課題として浮き彫りになりました。

移設時の影響でNASが損壊し、データが損なうリスクを懸念していたことから、この移設のタイミングでNASからクラウドストレージへの移行を検討していました。

石田氏: ストレージの課題に加えて、ファイル共有自体にも課題がありました。

各部署に設置していたNASは、その部署に所属している社員のみアクセスできる仕組みをとっており、部署が異なる社員はアクセスできないため、社内でのファイル共有も煩雑になりがちでした。

特に、部署を横断する社内プロジェクトの場合は、必要なファイルをすぐに共有できないといった課題を抱えていました。

クラウドサービス導入前の課題

部署ごとに利用していたNASの管理工数が負担だった
社員が所属している部署以外のNASにアクセスできないため社内のファイル共有が煩雑だった
テレワーク時はVPN接続をしてNASにアクセスしていた

DirectCloudを導入した3つの決め手

ユーザー数無制限で利用できること

佐藤氏: 現在、約1,500名の社員がDirectCloudを利用しています。

この人数でユーザー課金制のサービスを導入した場合、クラウドの運用経費が膨大になり、投資対効果が採算の合わないツールを導入してしまうことになりかねるため、初めからユーザー数に依存しない料金体系のサービスを採用する予定でした。

DirectCloudは、ユーザー数無制限の上、後述するアクセス権管理やユーザーにとって利便性の高いサービスであるため、導入しました。

アクセス権設定の管理が行いやすいところ

佐藤氏: 当社は、多くの部署があり、部署ごとに権限管理ができたり、社員レベルでもアクセス権管理をする必要がありました。

DirectCloudでは、オーナーを始め、編集者、ダウンローダ、アップローダなどアクセス権を柔軟に設定できるため、部署・社員に応じたアクセス権を付与できています。

また、部署移動などでアクセス権設定を変更する場合も、管理者画面から簡単に変更できるため、管理者の工数もかからずに済んでいます。

エクスプローラーから利用できること

石田氏: Webブラウザで利用するクラウドストレージサービスの場合、社員によっては使い慣れないことが考えられるため、他の方法でクラウドストレージを操作できるサービスは無いか、検討していました。

そんな中、エクスプローラーから操作できるDirectCloudの提案を受け、検討したところエクスプローラーのように操作できるため、この点も大きなポイントでした。

エクスプローラーからの操作で全社共通のファイル共有基盤として利用

現在はどのように運用されていますか？

石田氏: 主に社内でファイル共有をする際には、DirectCloudを利用しています。
外出先やテレワーク時でも、必要なファイルをセキュアに共有できるようになりました。

NASからクラウドストレージへ移行したため、全社で共通のファイル管理基盤としても活用しています。

また、DirectCloudを利用している約1,500名のユーザーで「DirectCloudドライブ」を利用しており、エクスプローラという使い慣れたUIでクラウドストレージを操作できるため、社員のITリテラシーに依存することなく、クラウドストレージを導入して、全社利用することができています。

DirectCloud導入による業務改善効果は？

佐藤氏: まず第一に大きかった効果としては、管理者側の効果にはなりますが、NASの管理工数を削減できたことがあります。
もしNASのディスクや電源などが損壊した場合には、社内で対応する必要がありましたが、クラウドストレージに移行したことでこの管理工数を無くせたため、新聞制作系システムなど通常の業務で利用するシステムの管理・保守にリソースを割けることが大きかったです。

セキュリティ機能も充実していますし、その機能を0から社内で設定しなくても良くなったところも業務改善効果としてはありました。

次に、ユーザー側の効果では、会社外からでもVPN無しでクラウドストレージへアクセスできるようになり、テレワーク推進に繋がりました。
また、一部の記者からは取材先などからもアクセスできるようになり、データの共有がやりやすくなったという声を聞いています。

導入を検討している方へのメッセージ

佐藤氏: 社員やスタッフなど、利用者が多様化している場合、ユーザー数無制限の本サービスは非常に有効に活用できます。
ユーザー情報の追加や変更もcsvファイルで行えるため、人事異動の際の共有フォルダのアクセス管理の一括処理も可能です。　

また、ユーザーのファイルへのアクセスログも充実しているので、誤ってファイルを移動した場合などでも追跡できるのも便利です。

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